Les obligations légales liées à l‘utilisation d’une badgeuse

En Belgique

En Belgique, le pointage n’est pas obligatoire. Cependant, les employeurs sont tenus de vérifier le temps de travail des employés et de les déclarer. Pour cela, ils peuvent avoir recours à des solutions de contrôle de temps de travail comme, dans ce cas, la badgeuse et les logiciels de gestion de temps de travail (qui sont étroitement liés).

Lors de l’adoption de l’un de ces systèmes, l’entreprise a l’obligation de la déclarer à la CPVP (Commision de la Protection de la Vie Privée). Ainsi, l’entreprise devra définir et justifier ses objectifs quant au recours à ce type de surveillance. Dans certains cas précis, l’employeur devra demander l’autorisation du salarié afin de récolter ses informations.

Dans le cas de la badgeuse biométrique, dont son fonctionnement repose sur l’utilisation d’une partie du corps humain de l’employé pour s’identifier, le consentement par écrit de la part du salarié est nécessaire.

Tout employeur est obligé de comptabiliser les horaires de travail de ses employés, qu’ils soient en activité à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux de l’entreprise. Ceci implique le pointage de l’heure d’entrée et de l’heure de sortie de chaque membre du personnel tous les jours. Les cadres d’entreprises payés en nombre de jours et non en nombre d’heures doivent également effectuer un pointage. Seuls les travailleurs en agriculture et ceux du secteur des transports routiers ne sont pas soumis à cette réglementation. Libre à l’employeur de choisir le système de pointage qui lui correspond.

L’installation d’un système de badgeage nécessite l’émission d’une déclaration d’utilisation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Par la suite, il faudra en informer les délégués du personnel et du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail. Et enfin, une note de service sera rédigée dans le but d’informer les salariés. Les employés seront particulièrement renseignés sur la base légale de l’installation du dispositif, sur la durée de conservation des données, sur les destinataires des données, sur le droit d’accès et de rectification des données, sur le droit d’opposition pour motif légitime et sur la possibilité d’établir une réclamation auprès de la CNIL.

Quid des données?

Les informations fournies par la badgeuse doivent être gardées en sécurité. Seuls les membres du personnel concernés, notamment ceux du service des ressources humaines, devraient avoir accès au logiciel de gestion des temps.

Quid d’une réclamation?

La contestation du nombre d’heures de travail d’un employé peut se régler à l’amiable par la vérification des données enregistrées par le système de badgeage. Si le conflit persiste, l’affaire devra être statuée auprès de juges aux Prud’hommes.

En France

Au Luxembourg

Au luxembourg, le recours à une badgeuse est plus règlementé. En effet, à l’adoption d’un tel système, l’entreprise doit entrer une demande auprès de la CNPD (Commission Nationale pour la Protection des Données). Celle-ci analysera ainsi le cas de l’entreprise afin d’accepter, ou non, la mise en place du système. La règlementation est stricte et ne seront acceptés que les systèmes qui se retrouveront dans un des cas ci-dessous :

  • Pour les besoins de sécurité et de santé des travailleurs (par exemple, un conducteur pour une société de transport de fonds, une bijouterie, une banque, une entreprise de produits chimiques et/ou toxiques …)
  • Pour les besoins de protection des biens de l’entreprise (par exemple, la surveillance du stock de marchandises contre le vol)
  • Pour le contrôle du processus de production portant uniquement sur les machines (par exemple, une chaîne automatisée d’assemblage de circuits électroniques)
  • Pour le contrôle temporaire de production ou des prestations du travailleur, lorsqu’une telle mesure est le seul moyen pour déterminer la rémunération exacte
  • Dans le cadre d’une organisation de travail selon l’horaire mobile conformément au Code du Travail. » (par exemple, un
    employeur voulant contrôler les horaires de travail et les temps de présence de ses salariés sur le lieu de travail).

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